MAKALAH ANALISIS SISTEM SIAKAD DENGAN
MENGGUNAKAN METODE PIECES
Disusun oleh:
Nila Rahmawati
4117005
Moch. Halim 4117025
Titis Oktalia
Reptanti 4117067
Qoirotun Nadhiroh
4117068
Amin Hifful 4117099
Dosen Pengampu: Endang Kurniawan, S.Kom.,M.M.,M.Kok.,CEH.,CHFI.,CIPM
FAKULTAS SAINTEK PRODI S.INFORMASI
UNIVERSITAS PESANTREN TINGGI DARUL ‘ULUM JOMBANG
TAHUN 2019
KATA
PENGANTAR
Puji syukur atas kehadirat Allah yang
telah melimpahkan rahmatnya, Inayahnya, Taufik dan Hidayahnya sehingga kami
dapat menyelesaikan makalah ini. kami berharap makalah ini dapat berguna bagi
para pembaca dan juga semoga makalah ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan
.
Terima kasih kepada semua pihak yang
telah ikut berpartisipasi untuk penyelesaikan makalah ini meskipun sangat jauh
dari kesempurnaan.
Kami akui bahwa makalah ini masih
sangat banyak kekurangan didalamnya karna pengetahuan dan pengalaman kami yang
masih sangat minim.oleh karna itu kami harapkan kepada pembaca agar terus
memberikan saran yang bersifat membangun untuk kami
jadikan sebagai bahan evaluasi guna meningkatkan kinerja untuk kedepannya.
Jombang, 10 April
2019
Penulis
BAB I
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang :
Tujuan dari adanya SIAKAD adalah untuk
mempermudah dalam hal yang berkaitan dengan mahasiswa dalam berbagai aspek,
mulai dari data diri mahasiswa, nilai dan keperluan-keperluan lain yang
berkaitan dengan mahasiswa, dengan adanya SIAKAD maka data dan lain sebagainya
dapat terintegrasi dengan mudah.
1.2 Rumusan Masalah :
1. Bagaimana pengertian sistem SIAKAD itu?
2. Bagaimana metode PIECES itu?
3. Bagaimana cara analisis SIAKAD UNIPDU
menggunakan Metode PIECES?
1.3 Tujuan:
1. Agar pembaca mengetahui pengertian
Sistem Siakad
2. Agar pembaca mengetahui metode PIECES
3. Agar pembaca mengetahui cara
menganalisis SIAKAD UNIPDU menggunakan Metode PIECES
BAB II
Pembahasan
2.1 Pengertian SIAKAD
SIAKAD (Sistem Informasi Akademik)
adalah Suatu sistem Informasi Akademik yang dibangun untuk memberikan kemudahan
kepada pengguna dalam kegiatan administrasi akademik kampus secara online,
seperti proses Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB), pembuatan kurrikulum, pembuatan
jadwal kuliah, pengisian Kartu Rencana Studi (KRS), pengisian nilai,
pengelolaan data dosen & mahasiswa. Sistem ini juga dapat berfungsi sebagai
pendukung untuk analisis data dalam menentukan keputusan Kampus.
Integrasi Data
Siakad mengelola seluruh data secara
terintegrasi sehingga data akan selalu uptodate / realtime dan selalu siap
untuk digunakan, serta mengurangi kemungkinan duplikasi data karena siakad
menggunakan sistem basis data terpusat.
Pusat Informasi
Dengan respon email otomatis, PMB
online, penjadwalan kelas, KRS online, dan penilaian secara online /
realtime maka semua berita atau pengumuman Siakad akan menjadi pusat informasi
yang senantiasa menjadi kebutuhan bagi seluruh civitas kampus.
Rekam Kegiatan Kampus
Siakad memberikan kemudahan kepada para
pengguna untuk senantiasa dapat memantau perkembangan setiap kegiatan yang ada
didalam kampus, mulai dari proses penerimaan mahasiswa baru (PMB), KRS, Proses
perkuliahan dan penilaian, sehingga setiap prosesnya dapat dilakukan secara
efektif dan efisien.
Media Komunitas Pengguna
Dengan fitur yang ada, Siakad
memberikan fasilitas media komunikasi kepada seluruh pengguna, diantaranya
mahasiswa, dosen, staff akademik, staff pmb, staff keuangan, atau bahkan admin
sistem dan pimpinan untuk senantiasa saling berkomunikasi.
2.2 Metode PIECES
1. Performance (kinerja)
Kinerja merupakan variable pertama
dalam metode analisis PIECES. Dimana memiliki peran penting untuk menilai
apakah proses atau prosedur yang ada masih mungkin ditingkatkan kinerjanya, dan
melihat sejauh mana dan seberapa handalkah suatu sistem informasi dalam
berproses untuk menghasilkan tujuan yang diinginkan. Dalam hal ini kinerja
diukur dari:
a.
throughput,
yaitu jumlah pekerjaan/output/deliverables yang dapat dilakukan/ dihasilkan
pada saat tertentu.
b.
response
time, yaitu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan serangkaian kegiatan
untuk menghasilkan output/deliverables tertentu.
2. Information (informasi)
Menilai apakah prosedur yang ada saat
ini masih dapat diperbaiki sehingga kualitas informasi yang dihasilkan menjadi
semakin baik. Informasi yang disajikan haruslah benar–benar mempunyai nilai
yang berguna. Hal ini dapat diukur dengan :
a.
Keluaran
(outputs): Suatu sistem dalam memproduksi keluaran.
b.
Masukan
(inputs): Dalam memasukkan suatu data sehingga kemudian diolah untuk menjadi
informasi yang berguna.
3. Economic (ekonomi)
Menilai apakah prosedur yang ada saat
ini masih dapat ditingkatkan manfaatnya (nilai gunanya) atau diturunkan biaya
penyelenggaraannya.
4. Control (pengendalian)
Menilai apakah prosedur yang ada saat
ini masih dapat ditingkatkan sehingga kualitas pengendalian menjadi semakin
baik, dan kemampuannya untuk mendeteksi kesalahan/ kecurangan menjadi semakin
baik pula.
5. Efficiency (efisiensi)
Menilai apakah prosedur yang ada saat
ini masih dapat diperbaiki, sehingga tercapai peningkatan efisiensi operasi dan
harus lebih unggul dari pada sistem manual.
6. Service (layanan)
Menilai apakah prosedur yang ada saat
ini masih dapat diperbaiki kemampuannya untuk mencapai peningkatan kualitas
layanan. Buatlah kualitas layanan yang sangat user friendly untuk end – user
(pengguna) sehingga pengguna mendapatkan kualitas layanan yang baik.
2.3 Analisis SIAKAD
UNIPDU dengan Metode PIECES
Berikut beberapa fungsi dari Siakad adalah :
1. Integrasi data
Itu berarti siAkad akan mengelola
secara terintegrasi seluruh data sehingga data tersebut akan selalu
diperbaharui atau selalu uptodate serta selalu realtime saat digunakan. Dengan
siakad tidak ada yang namanya duplikasi data karena siakad menggunakan sistem
basis data secara terpusat.
2. Pusat informasi
Dengan adanya siAkad kita bisa dengan
mudah mengetahui apa yang terjadi dikampus dalam waktu cepat. Siakad
menggunakan sistem respon secara otomatis ke media sosial seperti penjedwalan
kelas dan lain-lain.
3. Rekam kegiatan kampus
SiAkad akan memberikan layanan kepada
pengguna dengan selalu mematau seluruh kegiatan dan perkembangan kampus mulai
dari PMB, KRS sampai proses penilain sehingga seluruh kegiatan akan dapat
diselesaikan secara efisien dan efektif.
PIECES :
Performance :
·
Kelemahan:
1. KRS
Online Sering Error
Error yang
terjadi ini bukanlah error yang sebenarnya, tetapi karena banyaknya mahasiswa
yang juga mengaksesnya pada jam dan waktu yang bersamaan di satu alamat
website. Maka kapasitas yang sanggup ditampung oleh suatu website akan
terlampaui sehingga terjadilah KRS Online yang Error.
2. Loading
Lama
Di
teknologi jaringan juga seperti itu, jika kapasitas yang mampu ditangani
jaringan lebih kecil dari pada jumlah orang yang mengaksesnya jadi akan
mengalami loading lama yang diakses oleh user.
3. Halaman
Kosong
Saat
halaman yang diakses kosong sebaiknya melakukan refresh halaman atau dengan
tombol F5.
4. Selain
kerusakan tersebut, bisa jadi juga kerusakan pada hardware maupun software yang
dipakai untuk Siakad akibat salah konfigurasi ataupun kurangnya perawatan.
5. Down
yang terjadi karena Siakad tidak terintegrasi penuh dengan seluruh
sistem-sistem yang ada di kampus.
Kelebihan
:
·
User Friendly
SIAKAD yang
dikembangkan UNIPDU didesain dengan tampilan dan menu-menu yang mudah
dioperasikan dengan tidak menghilangkan informasi penting yang ingin
disampaikan.
·
Kompatibel dengan laporan DIKTI
SIAKAD
dapat mengakomodir kebutuhan pembuatan laporan Feeder DIKTI dari DIKTI.
Sehingga laporan ke DIKTI dapat dilaksanakan dengan cepat dan akurat. Sudah
Terbukti dan Terjamin keakuratanya.
Kompatibel
dengan laporan DIKTI (Support export data akademik mahasiswa dalam bentuk
Excel, Support import data akademik mahasiswa dalam bentuk Excel,
Mengintegrasikan jumlah data yang banyak dalam waktu singkat, Pelaporan PDDIKTI
setiap semester).
SIAKAD
dirancang untuk mengakomodasi kebutuhan sistem akademik pada Perguruan Tinggi
seperti sistem pengambilan mata kuliah, format transkrip nilai, pengelolaan
data mahasiswa dan dosen, pengelolaan program studi dan lain-lain.
Berbasis
Web/Jaringan
SIAKAD
dapat digunakan dalam sebuah jaringan lokal (LAN) maupun internet sehingga
memudahkan koordinasi dan efektif kerja.
Saling
Terintegrasi
Karena
saling terintegrasi, tentu tidak ada pengulangan atau duplikat data yang ada
dalam sistem sehingga sharing antar data sistem menjadi cepat dan akurat.
Artinya data dalam satu database maka kegiatan pengolahan, dan perputaran
informasi akan lebih cepat.
Fitur
Paling Lengkap
Disamping
kostumisasi modul, SIAKAD juga mempunyai fitur yang lengkap, seperti:
a)
Manajemen Data Program Studi
b)
Manajemen Data Kurikulum
c)
Manajemen Data Pembayaran dan Tagihan
d)
Manajemen Data Semester
e)
Manajemen Ruang Kelas
f)
Manajemen Data Penjadwalan Perkuliahan, UTS dan UAS
g)
Monitoring Penilaian Dosen
h)
Manajemen Data Dosen
i)
Manajemen Data Kemahasiswaan
j)
Manajemen Data KRS (KRS Online)
k)
Yudisium
l)
Portal Mahasiswa (Data Kemahasiswaan)
m)
Portal Dosen (Data Kepegawaian)
n)
Terintegrasi Dengan Feeder DIKTI
o)
Pembayaran Terintegrasi dengan Bank Mitra
Information :
a. Keluaran
(outputs): Suatu sistem dalam memproduksi keluaran.
b. Masukan (inputs):
Dalam memasukkan suatu data sehingga kemudian diolah untuk menjadi informasi
yang berguna.
Economic :
·
Menekan Biaya Operasional
SIAKAD
terbukti efektif memangkas biaya operasional pengelolaan data akademik terutama
dalam hal efektifitas kerja dan biaya untuk alat tulis kantor (ATK). Tentu
dengan adanya sistem ini, akan mengurangi penggunaan kertas di berbagai kampus.
Tentu ini sangat bagus dan menekan biaya oprasional dan juga membantu menjaga
penebangan pohon untuk keperluan pembuatan kertas.
Control :
Siakad Unipdu dalam pengawasan Puskom
memperkenalkan Fakultas dan Program Studi di Kampus Unipdu. Memberikan
Informasi dengan adanya pendaftaran mahasiswa baru. Menjelaskan Kegiatan di
Unipdu dll.
Efisiensi :
Waktu,Biaya dan Tempat contoh seperti :
Dalam
metode pembayaran lewat tansfer antar rekening akan otomatis terintegrasi
dengan bank mitra dan SIAKAD sehingga kita bisa mendapatkan informasi tentang
info pembayaran. Hal ini dapat menghemat waktu, biaya transportasi dan
lain-lain serta tempat tanpa harus mengkonfirmasi dengan pihak BAK secara
langsung.
Service :
Layanan puskom
Data yang ada didalam pengenalan
Fakultas dan Prodi masih ada beberapa yang belum terpenuhi seluruhnya.
2.4 Perbandingan
Siakad Lama danSiakad Baru :
|
PROGRAM
|
SIAKAD
LAMA
|
SIAKAD
BARU
|
||
|
TETAP
|
BERUBAH
|
TETAP
|
BERUBAH
|
|
|
Integrasi data
|
v
|
-
|
-
|
v
|
|
Pusat informasi
|
v
|
-
|
-
|
v
|
|
Rekam kegiatan kampus
|
v
|
-
|
v
|
-
|
|
Metode Pembayaran
|
v
|
-
|
-
|
v
|
|
Validasi Pembayaran
|
v
|
-
|
-
|
v
|
|
Akurasi Presensi Mahasiswa Tidak
Valid
|
v
|
-
|
v
|
-
|
Penutup
Dari
pembahasan kami tentang analisis SIAKAD menggunakan metode PIECES diatas maka
dapat disimpulkan sebagai berikut :
1.
Sistem
SIAKAD lama masih belum sempurna dan perlu banyak dikembagkan lebih lanjut agar
lebih baik kedepanya
2.
Sistem
SIAKAD baru juga masih belum sempurna
tetapi sudah ada beberapa hal yang lebih baik daripada SIAKAD lama
Semoga
dengan adanya sistem informasi akademik (SIAKAD) terintegrasi dalam satu
sistem, maka dapat mempermudah mahasiswa maupun universitas dalam segala hal
yang berkaitan diatas, sehingga akan terjadi efisiensi waktu maupun biaya, dan
semoga kedepannya sistem yang ada akan semakin baik.
